lunes, 6 de febrero de 2017

Establecimiento automático de firmas de Outlook mediante directivas de grupo

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Establecimiento automático de firmas de Outlook mediante directivas de grupo.

Objetivo:
Automatizar la firma de los usuarios de Microsoft Outlook personalizándola con la información  de Active Directory.

Prerrequisitos:
Disponer de un dominio Active Directoy de Microsoft con equipos clientes que tengan Microsot Outlook instalado y configurado.
 

Hoy has perdido chico,
pero no tiene por qué gustarte.
"Indiana Jones y la última cruzada", Steven Spielberg
   
1
En primer lugar, crearemos una firma de referencia en un equipo con Microsoft Outlook instalado.
Sólo hay que tener en cuenta lo siguiente:
   - Donde vayamos a poner el nombre y apellidos, escribiremos la palabra VAR-NOM.
   - Donde vayamos a poner el departamento, escribiremos la palabra VAR-DEP.
   - Donde vayamos a poner el teléfono, escribiremos la palabra VAR-TEL.
   - Donde vayamos a poner el FAX, escribiremos la palabra VAR-FAX.



2
En segundo lugar, accederemos a la carpeta "%appdata%\microsoft" del equipo donde hayamos creado la firma.
En dicha carpeta, existirá una subcarpeta llamada "Firmas" o "Signatures", dependiendo de la versión del Outlook.
Si accedemos a esta subcarpeta, encontraremos los archivos correspondientes a las firmas de Outlook.



Como en el paso 1 llamamos a nuestra firma de referencia "NPI-Firma", podemos observar que dispondremos de los siguientes archivos:
   - NPI-Firma.txt
   - NPI-Firma.rtf
   - NPI-Firma.htm
   - Subcarpeta NPI-Firma

Dichos archivos y subcarpetas los copiaremos a una carpeta llamada "FirmaOutlook", que deberemos crear en un servidor accesible por los equipos clientes del dominio.

Una sugerencia:
podemos editar y "retocar" los archivos de la firma, con el fin de optimizarlos (por ejemplo, reemplazando alguna imagen por otra de menor tamaño).

3
En tercer lugar, compartiremos la carpeta del servidor que contenga los archivos de la firma.
En nuestro caso, la compartiremos con el mismo nombre y añadiéndole el símbolo $, para que esté oculta.
En cuanto los permisos, dejaremos los predeterminados de lectura.
Una vez compartida la capeta, deberemos poder acceder a ella mediante la ruta UNC "\\server\FirmaOutlook$", suponiendo que nuestro servidor se llame SERVER.

4
En cuarto lugar, descargaremos este script, cuyo objeto es copiar los archivos de la firma al equipo cliente y sustituir las variables por información del Active Directory.
Una vez descargado, lo editaremos modificando las siguientes partes:



5
En quinto lugar, configuraremos un GPO que contenga el script modificado. Evidentemente, lo estableceremos a nivel de usuario en:

  + Configuración de usuario
     + Directivas
        + Configuración de Windows
           + Scripts (inicio de sesión)



Dicho GPO deberá estar vinculado a una OU que contenga los usuarios a los que deseamos asignar la firma de Outlook.

Cuidado, porque si disponemos de equipos clientes con la versión de Windows igual o superior a Windows 8.1, los scripts tardarán 5 minutos en ejecutarse. Este comportamiento predeterminado podrá modificarse mediante la directiva oportuna.

6
Para que la firma copiada en el equipo cliente sea la predeterminada cuando el usuario escriba un nuevo mensaje o responda a otro mensaje, será necesario establecer dos claves en el registro de su equipo.
Para ello, editaremos el mismo GPO creado en el paso anterior y accederemos a la siguiente preferencia de grupo:

  + Configuración de usuario
      + Preferencias
          + Configuración del Windows
              + Registro

Para que la firma sea la predeterminada a la hora de escribir un nuevo mensaje, deberemos establecer la clave NewSignature con el valor del nombre de nuestra firma en la ruta HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\14.0\Common\MailSettings:
Ojo, porque el "14.0" corresponde a la versión de Office, por lo que deberíamos crear tantas claves como versiones tengamos.




Para que la firma sea la predeterminada a la hora de responder un mensaje, deberemos establecer la clave ReplySignature con el valor del nombre de nuestra firma en la ruta HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\14.0\Common\MailSettings:




Vale, supongamos que disponemos de varias versiones de Office en nuestra red. ¿Cómo podemos determinar qué versión de Office tiene el equipo cliente para que se aplique la clave de registro correspondiente? Fácil, bastará que configuremos los Destinatarios de nivel de elemento de cada una de las claves, especificando una condición que compruebe si existe la clave HKLM\
Software\Microsoft\Office\X.0 en el equipo cliente (donde "X.0" determina la versión de Office):



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Ahora sólo quedará completar la información de cada usuario.
Los campos que deberemos rellenar son:

De la pestaña General, los campos Nombre para mostrar y Número de teléfono:




De la pestaña Teléfonos, el campo Fax:





Y de la pestaña Organización, el campo Departamento:





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Si iniciamos con un usuario de nuestro dominio en un equipo que tenga Microsoft Outlook instalado, podremos comprobar que aparecerá la firma personalizada cuando escriba un nuevo mensaje o responda uno existente:




Notas importantes a tener en cuenta:
  • ¿Qué ocurre si necesitamos cambiar algo de la firma de referencia? Pues que sólo bastará volverla a generar con las modificaciones deseadas y depositar los archivos correspondientes en la carpeta compartida "FirmaOutlook" del servidor. Cada vez que un usuario inicie la sesión, descargará los archivos de la firma actualizada.

  • ¿Se puede mejorar el script? Desde luego que sí. De hecho, el paso  6 podría haberse incluido en el mismo, pero me pareció más interesante utilizar preferencias de grupo para mostrar su potencial.

  • ¿Ofrezco algún tipo de soporte para lo expuesto en este artículo? Sí, pero sólo para mis clientes